Les clés de la création de valeur avec un IWMS : portfolio & space management

« Si vous croyez savoir, c’est que vous ne savez pas » (Lao Tseu).

Connaître ses immeubles est essentiel, mais cette connaissance prend tout son sens lorsqu'elle repose sur des données pertinentes, exploitables et contextualisées.

Dans la pratique, dès que le patrimoine est significatif, il devient en effet difficile d’imaginer toutes les combinaisons possibles pour répondre à l’évolution de la demande d’espace tant celle-ci revêt une multitude de dimensions : plus ou moins de m², des mouvements d’équipes, des besoins qui se concentrent sur certaines typologies de surface et beaucoup moins sur d’autres,…

L’IWMS vous donne accès aux plans (ou aux maquettes BIM) et vous permet, sans la complexité d’Autocad ou de Revit,  d’accéder à des vues permettant de contextualiser graphiquement la situation d’un étage : les m² par typologie d’espace, des aplats de couleurs pour matérialiser l’occupation des différentes équipes ou encore les espaces vacants, le mobilier en place,…

Grâce à cela, il devient plus facile d’imaginer de nouveaux scénarios d'agencement pour répondre à l’évolution de la demande, pour tester, par exemple, de nouvelles configurations des espaces de travail.

À l’ère post-covid, piloter l’immobilier en s’appuyant uniquement sur le nombre de collaborateurs affectés à un site parait difficile.

Le télétravail et le flex office brouillent la vision de l’occupation réelle des immeubles. Les données d’occupation issues des capteurs ou des contrôles d’accès doivent compléter l’information pour un pilotage efficace. Ces données peuvent notamment permettre d’identifier des espaces très ou peu demandés.

En pratique, les données d’occupation sont sous exploitées pour la simple raison qu’il n’est pas toujours simple d’en tirer des enseignements. L’intégration des données d’occupation au sein de l’IWMS permet de leur donner du sens en contextualisant ces données dans un outil permettant de visualiser les espaces, les équipes qui les occupent, les spécificités des agencements.

Au lieu d'ajouter simplement des espaces en fonction de benchmarks obsolètes ou d’observations subjectives (donc difficilement opposables aux parties prenantes), il devient possible de faire les bons choix en créant les espaces qui répondent à une demande (salles de réunion ? Espaces collaboratifs ? Huddle room ? Etc).

En investissant uniquement dans des configurations demandées et appréciées, les moyens financiers sont optimisés.

Mesurer l'espace dont chaque équipe a besoin, définir les ratios de partage, délimiter les zones de chaque équipe sont autant de tâches qu’un IWMS pourra vous accompagner à réaliser pour mettre en place le flex office.

Lorsque le flex office est mis en place, de nombreux défis restent à relever dans la durée. Les pratiques de travail (plus ou moins de télétravail par exemple) et les besoins d’espaces par typologie diffèrent selon les équipes.

Le « test & learn » devient la règle et il est nécessaire de retravailler l’agencement, l’affectation des équipes, les ratios de partage au regard d’une réalité. L’IWMS est alors un puissant allier pour gérer ces adaptations.

À défaut d’informations fiables, les entreprises prennent souvent une marge de sécurité par rapport à l’espace nécessaire.

Des analyses ponctuelles sont souvent réalisées (souvent à l’occasion d’un nouveau bail ou d’un renouvellement) mais les marges de sécurité subsistent et les surfaces sous-occupées se reconstituent progressivement.

Lorsque l’on sait que l’immobilier est le deuxième poste de coûts (avec les loyers et l’ensemble des autres coûts immobiliers souvent directement liés à la surface), l’optimisation de cette marge de sécurité apparait nécessaire, a fortiori lorsque les implantations sont multiples.

L’outil informatique permet de gérer la complexité inhérente à la maîtrise des données immobilières. En fournissant des tableaux de bord et des alertes issues de données opérationnelles, le système accompagne la prise de décision.

Cela se traduira d’abord par des réductions de coûts à long terme en optimisant l'ensemble du portefeuille et en traitant les opportunités liées :

• aux évolutions de l’activité de l’entreprise (consolidation de certaines implantations, déconcentration pour d’autres,….) 

• à l’évolution de la taille des équipes 

• aux sous-occupations et sur-occupations 

• aux échéances contractuelles (baux ou prestataires)

• à une harmonisation des pratiques d’occupation de l’espace entre les sites.

Difficile d’objectiver les besoins des équipes lorsque l’on ne dispose pas de données de base. Les besoins ressentis ne sont pas toujours cohérents avec la réalité.

Le premier gain d’un IWMS est donc de disposer des données clés qui permettront de qualifier une demande de surface.

Plus efficace encore : la création d’un cercle vertueux où les équipes sont incitées financièrement à rationaliser les espaces qu’elles occupent. Pour cela, la pratique de la refacturation interne des coûts immobiliers est d’une efficacité incontestable.

Encore faut-il disposer d’un outil qui permettra de suivre cette occupation et de gérer les règles de répartition sans devoir monopoliser un contrôleur de gestion pour réaliser les refacturations !

L’IWMS intègre les fonctionnalités qui permettront de fluidifier cette refacturation.

La mise en place d’un IWMS est bien souvent l’occasion d’un décommissionnement de systèmes multiples qui ont montré leurs limites. Ainsi, les premières économies de la mise en place d’un IWMS sont bien entendu liées aux licences des systèmes d’information qui seront remplacés.

Par ailleurs, l’implémentation d’un IWMS permet d’éviter de s’appuyer sur des sources d’information multiples (fichier Excel, plans,…). Il structure les données pour rendre disponible des informations qui faciliteront la prise de décision.

En s’interfaçant avec d’autres systèmes structurants (ERP, système d’information RH, annuaire d’entreprise,…) le système pourra par ailleurs se renforcer en contextualisant certaines informations et en permettant de calculer des ratios (coûts, occupations,…).

Enfin, en supportant les processus quotidiens (gestion des baux, space management, petits déménagements intra-site,…) le système est mis à jour et nourrit la prise de décision avec une information fiable et pertinente.

Le télétravail et le flex office ont rendu complexe la gestion immobilière en même temps qu’ils ont généré des opportunités d’optimisation significatives. Un IWMS offre des opportunités concrètes et fondamentales pour optimiser l'utilisation des ressources, réduire les coûts à long terme, et favoriser une utilisation rationnelle des espaces.