Optimalisatie van Werkruimte: Aanpassen aan Flexibele Werkdagen en Desk-Sharing
Bij de meeste organisaties zien we een piek op dinsdag en donderdag, met een overschot aan bureauruimte en vergadermogelijkheden op de andere dagen. Op maandag, woensdag en zeker vrijdag komen er veel minder collega’s naar kantoor. Deels is dat te wijten aan deeltijdse arbeidsregimes, maar zeker niet enkel daaraan.
De meeste organisaties speelden hierop reeds in door het invoeren van desk-sharing maar er is nog heel wat te halen uit het verminderen van de kantooroppervlakte. Een deel van de financiële besparing die dit oplevert, kan je gebruiken om de collega’s in de goede richting te sturen.
Je hebt hiervoor heel wat mogelijkheden, hieronder een greep tussen de opties.
Zoals vaak bepaalt het voorbeeldgedrag van het (hoger) management wat de gemiddelde medewerker doet. Plan je de teammeeting op een andere dag dan dinsdag of donderdag?
Zorgt het wekelijks directiecomité op dinsdag of donderdag voor aanwezigheid van meer collega’s op kantoor?
Zeker in flexomgevingen, is het van belang om de gezamenlijke momenten op kantoor van de verschillende teams in eenzelfde zone te spreiden. Een simpele afspraak tussen de verschillende leidinggevenden lost dit snel op.
Financiële en reserveringsstrategieën voor het balanceren van kantoordagen
Als de organisatie gebruik maakt van een tool om een werkplek te reserveren of deze zou gaan invoeren, kan je hierin ook sturend werken.
Je kan dan bijvoorbeeld parametriseren dat een medewerker enkel een dinsdag OF een donderdag in eenzelfde week kan reserveren. Maandag, woensdag en vrijdag kunnen dan lang op voorhand vastgelegd worden, dinsdag of donderdag slechts kort ervoor.
Je kan daarenboven ook een waarde aan een kantoordag koppelen, en de medewerkers een budgetpot geven.
Een hogere waarde voor dinsdag en donderdag zorgt ervoor dat een medewerker er minder van zal gaan reserveren vanuit zijn, haar of hun budget. Zo promoot je de populariteit van de wellicht minder bezette weekdagen.
Découvrez comment nos services de gestion du stress peuvent vous aider à améliorer votre productivité et réduire la pression au travail.
Hybride vergaderen is intussen zo goed dat op dinsdag en donderdag virtueel vergaderen voor heel veel vergadermomenten in aanmerking komt!
Belangrijk om mee te nemen is de integratie van de thuiswerk- en mobiliteitspolicy zodat die zo goed als mogelijk op elkaar afgestemd zijn. Tijd voor een betere aanpak van het hybride werken en een bijhorende policy? Zeker!
GESCHREVEN DOOR
Practice Leader Facility Management Consulting
Co-practice Leader Talent Sourcing
