Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door AREMIS.
De maatschappelijke zetel van AREMIS Management SA is gevestigd op Avenue Charles Schaller 54 – B-1160 Brussel. AREMIS is ingeschreven onder nummer BE 0641 657 869.
AREMIS hecht veel belang aan het respecteren van uw privacy en het beschermen van uw persoonsgegevens door de Europese Algemene Verordening 2016/679 inzake de bescherming van persoonsgegevens (hierna "AVG") toe te passen. Waar de Belgische wet van 30 juli 2018 inzake de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens strengere eisen stelt, zullen wij handelen in overeenstemming met deze wetgeving.
AREMIS verbindt zich ertoe de (persoons)gegevens van al haar belanghebbenden met de grootste zorg te beschermen en deze uitsluitend op een vertrouwelijke, eerlijke en wettelijke wijze te verwerken. Deze privacyverklaring bevat essentiële informatie over de manier AREMIS, als verwerkingsverantwoordelijke, persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, de doeleinden bepaalt en uw rechten als betrokkene persoon uitlegt.
Deze verklaring is van toepassing op alle natuurlijke personen die in contact komen met AREMIS. Ze is ook van toepassing tijdens bezoeken aan onze kantoren, bezoeken van ons personeel en bezoeken aan onze website.
Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie die het mogelijk maakt een natuurlijke persoon direct of indirect te identificeren. U kunt ons uw persoonsgegevens verstrekken tijdens de volgende activiteiten voor de bijbehorende doeleinden en op basis van de aangegeven gronden:
- **Contactformulier of Correspondentie**: Door het invullen van het contactformulier op de website, stemt u ermee in dat AREMIS uw naam, voornaam, e-mailadres en uw vraag of bericht verwerkt. Als u ons rechtstreeks contacteert (via e-mail, telefoon of post), verwerken wij uw contactgegevens en de inhoud van deze correspondentie. Wij gebruiken deze informatie om uw vraag of bericht zo goed mogelijk te verwerken. Telefoongesprekken en videovergaderingen met onze klantenservice of andere diensten worden niet opgenomen of opgeslagen tenzij uw voorafgaande toestemming gevraagd word. Daarnaast kunnen we uw e-mailadres gebruiken om enquêtes te verzenden om onze dienstverlening te verbeteren of marketinginformatie over door Aremis aangeboden diensten te sturen .
- **Sollicitatieformulier**: Als u ons uw sollicitatie stuurt voor een baan of samenwerking met ons bedrijf, verwerkt Aremis uw persoonsgegevens en alle andere gegevens die u verstrekt om de mogelijkheid van een contractuele relatie te evalueren. De verwerking van sollicitaties en het beheer van interviews is gebaseerd op de precontractuele maatregelen die AREMIS moet implementeren in een aanwervingsproces. Het aanleggen van een CV-database, het voorstellen van andere mogelijkheden of het produceren van statistieken en marktstudies zijn gebaseerd op het legitieme belang van AREMIS. U kunt uw online sollicitatie op elk moment wijzigen of annuleren per post of e-mail.
- **Beveiliging van Onze Kantoren**: Om de veiligheid van onze medewerkers, bezoekers en faciliteiten te waarborgen, moet elke bezoeker zich registreren bij onze receptie en zijn naam, voornaam, de naam van de vertegenwoordigde organisatie (indien van toepassing), de naam van de persoon die wordt bezocht binnen AREMIS, en de aankomst- en vertrektijd opgeven. Voor dit doel worden al onze bezoekers ook gefilmd bij de ingang van onze kantoren via een videobewaking systeem. Deze processen zijn gebaseerd op het legitieme belang van AREMIS.
- **Evenementen**: Wanneer u zich inschrijft voor een evenement waarbij wij partner zijn, kunnen wij foto's maken om de sfeer vast te leggen. Foto's kunnen dan worden gepubliceerd op onze sociale mediakanalen om onze deelname aan het evenement te benadrukken. De publicatie van foto's op sociale media is gebaseerd op ons legitieme belang om de door Aremis aangeboden diensten te promoten voor online zichtbaarheid. Als u niet langer wilt dat een foto of video waarin u duidelijk voorkomt openbaar wordt gemaakt, kunt u dit melden door een link of verwijzing naar de foto of video te sturen naar gdpr@aremis.com. Deze zal zo snel mogelijk worden verwijderd uit online publicaties en rekening houdend met onze technologische beperkingen.
- **Andere Relaties**: Wij verzamelen de contactgegevens van onze huidige of toekomstige leveranciers en partners, zoals naam, voornaam, zakelijk telefoonnummer, professioneel e-mailadres, en werkadres, de naam van de vertegenwoordigde organisatie (indien van toepassing), duur van het mandaat (start- en einddatum), evenals bankrekeningnummer, btw-nummer, CV en alle gerechtelijke, fiscale en juridische informatie die van de leverancier, partner of hun vertegenwoordiger vereist kan zijn. Wij verwerken deze informatie om onze overeenkomsten af te sluiten en onze relaties of samenwerkingen te beheren. Deze verwerking is dus gebaseerd op het sluiten en uitvoeren van onze contracten en zakelijke relaties.
- **Navigatie op Onze Website**: Elke keer dat u onze website bezoekt, verzamelen wij informatie via cookies en andere technologieën om de optimale werking van onze website te waarborgen. Voor meer informatie hierover kunt u ook ons Cookiebeleid raadplegen.
- **Social Media Plugins en Andere Links**: De website van AREMIS integreert plugins voor YouTube en LinkedIn evenals andere links naar websites van derden zoals Typeform, reCaptcha, Rics United Nations (niet-limitatieve lijst) hierna aangeduid als Plugins. Zodra u onze website bezoekt, kunnen deze Plugins informatie sturen naar derde platformen over uw apparaat, de pagina's die u bezoekt en hoe u de aangeboden diensten gebruikt. Tenzij u iets deelt op uw sociale media-account, wordt de Plugin onafhankelijk behandeld van het feit of u wel of geen account hebt. Wij raden aan om u vertrouwd te maken met de privacyverklaringen van de verschillende derde dienstverleners waarvan Plugins aanwezig kunnen zijn. Deze dienstverleners kunnen gegevens verzamelen van de Plugins volgens hun respectieve privacyverklaringen.
Deze sites worden niet beheerd door AREMIS. AREMIS is daarom niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze sites waarnaar wordt verwezen, noch voor de producten of diensten
die daar worden aangeboden. Wij raden aan om zorgvuldig de privacyverklaring van elke site die u bezoekt te lezen, omdat de privacyverklaring en het cookiebeleid van AREMIS niet van toepassing zijn op deze sites.
- **Algemeen**: Aremis erkent het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden waarvoor wij ze hebben ontvangen of om een contract uit te voeren of om een wettelijke verplichting na te komen. De bewaartermijnen verschillen afhankelijk van het type verwerking en het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. Persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van uw toestemming worden bewaard zolang uw toestemming geldig blijft.
- **ProspectsProspecten, Klanten, Leveranciers**: Wij bewaren informatie met betrekking tot prospectsprospecten, klanten en leveranciers over persoonlijke dossiers of contractuele relaties zolang als redelijkerwijs nodig is om onze overeenkomsten uit te voeren, te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zoals boekhoud- en belastingverplichtingen) en geschillen op te lossen of overeenkomsten af te dwingen. Daarom worden deze persoonlijke gegevens bewaard gedurende de looptijd van onze contractuele relatie en tot 10 jaar daarna.
- **Klachten en Vragen**: De informatie die u ons verstrekt in verband met vragen of klachten wordt bewaard zolangzo lang als nodig is om te kunnen reageren en de inhoud van uw e-mail volledig te verwerken. Vervolgens bewaren wij deze dossiers in ons archief om gerelateerde vragen of klachten te kunnen raadplegen om onze diensten te optimaliseren.
In alle gevallen kunnen persoonsgegevens voor een langere periode worden bewaard als er een wettelijke of reglementaire reden voor is of voor een kortere periode als de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens en er geen legitieme reden meer is om ze te bewaren. Wij garanderen beperkte toegang tot gearchiveerde gegevens en zullen uw persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren als de bewaartermijn is verstreken.
- **Sollicitatieformulieren**: Met betrekking tot sollicitaties voor een baan of samenwerking binnen Aremis, als de sollicitatie niet leidt tot een arbeids- of samenwerkingsrelatie, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende een maximale periode van 5 jaar na het einde van de sollicitatieprocedure voor de hierboven beschreven doeleinden in het legitieme belang van Aremis, met name om u in de toekomst te kunnen contacteren als toekomstige kansen vergelijkbare opportuniteiten lijken te passen bij het profiel van de betrokkene persoon.
De betrokkene heeft te allen tijde de mogelijkheid om zijn rechten zoals beschreven in de algemene verordening gegevensbescherming uit te oefenen. De betrokkene kan de volgende rechten uitoefenen:
- **Recht van inzage**: U heeft te allen tijde en gratis recht op toegang tot uw persoonsgegevens en kunt een kopie aanvragen van de persoonsgegevens die AREMIS over u verzamelt.
- **Recht op verbetering**: U heeft altijd het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.
- **Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”)**: U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens uit de systemen van AREMIS. Het verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens kan niet altijd worden ingewilligd vanwege contractuele of wettelijke verplichtingen. AREMIS zal rekening houden met deze verplichtingen bij het reageren op uw verzoek.
- **Recht van Bezwaar**: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking plaatsvindt om redenen van legitiem belang van AREMIS of algemeen belang. Wij zullen de verwerking stoppen tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende legitieme gronden zijn voor de verwerking of voor de uitoefening van wettelijke rechten.
- **Recht om Toestemming In te Trekken**: Voor de verwerking van uw persoonsgegevens verzameld door AREMIS met uw toestemming, kunt u uw toestemming ten allen tijde intrekken. U kunt bijvoorbeeld altijd verzoeken om het verwijderen van een online foto of video waarvoor u toestemming had gegeven. De intrekking van uw toestemming is echter niet van toepassing op eerder door AREMIS uitgevoerde verwerkingen.
- **Recht op Beperking van Verwerking**: In sommige gevallen heeft de betrokkene het recht om beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens te verkrijgen. Wij blijven uw gegevens opslaan maar beperken het gebruik ervan. U kunt dit verzoek indienen wanneer u denkt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of de verwerking door AREMIS niet gerechtvaardigd is. Wij zijn alleen verplicht aan deze verzoeken te voldoen in specifieke gevallen zoals gedefinieerd door de wet.
- **Recht op overdraagbaarheid van gegevens **: De betrokkene heeft het recht om de persoonsgegevens die hem betreffen, die door AREMIS worden verwerkt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat en/of deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Deze rechten kunnen gratis worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar gdpr@aremis.com. Wij verbinden ons ertoe om binnen een maand na ontvangst van uw verzoek te reageren. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en ervoor te zorgen dat het verzoek van u afkomstig is.
Als u op enig moment van mening bent dat AREMIS uw rechten niet respecteert in het kader van de AVG, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Persstraat 35, 1000 Brussel, tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.
AREMIS zal zich onthouden van het openbaar maken of verkopen van persoonsgegevens aan derden en het openbaar maken van persoonsgegevens van betrokkenen, behalve in specifieke gevallen zoals volgt:
- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld tussen de verschillende vestigingen, afdelingen en dochterondernemingen van AREMIS, met uw wettelijke opvolgers en andere gelieerde bedrijven als deze overdracht noodzakelijk is voor het leveren van onze producten of diensten in overeenstemming met het vooraf bepaalde doel.
- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derde dienstverleners aan wie AREMIS bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft toevertrouwd. In alle gevallen zijn zij beperkt tot de verwerking van uw persoonsgegevens volgens onze instructies en indien nodig wordt een gegevensverwerkingsovereenkomst gesloten om hen te verplichten alle verplichtingen na te komen die vereist zijn door de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.
- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met onderaannemers en derden voor de uitvoering van een contract dat wij met hen hebben of dat wij met u hebben.
- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met overheidsinstanties of autoriteiten als de toepasselijke wetten of regelgeving dit vereisen.
- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met elke andere derde als u hier vooraf toestemming voor heeft gegeven.
Met betrekking tot internationale doorgiften van persoonsgegevens en hun verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER), worden uw gegevens alleen overgedragen aan derden in derde landen zoals softwareleveranciers en cloud- of mailingdiensten als de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving dit toestaat. Wij garanderen passende waarborgen die ervoor zorgen dat uw rechten ook worden gerespecteerd door de gegevensontvanger buiten de EER volgens een passend niveau van gegevensbescherming.
AREMIS heeft technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd die zij noodzakelijk acht om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatiesystemen en diensten die persoonsgegevens verwerken te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder andere fysieke en operationele beveiligingsmaatregelen, toegangscontrole, bewustwording en vertrouwelijkheidsclausules. Al onze medewerkers en de derden die wij inschakelen zijn verplicht de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw gegevens te respecteren.
Deze Privacyverklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat uitsluitend van toepassing is in geval van een geschil. De Franstalige rechtbanken en gerechtshoven van het gerechtelijk arrondissement Brussel hebben exclusieve jurisdictie om uitspraak te doen over elk geschil dat voortvloeit uit de interpretatie of toepassing van deze Privacyverklaring dat niet in der minne kan worden opgelost binnen een maand na het ontstaan ervan, deze termijn kan in onderling overleg worden verlengd.
Als u opmerkingen, vragen of zorgen heeft over de informatie in deze verklaring of over enige andere kwestie met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door AREMIS, kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming via gdpr@aremis.com.
Als u liever per post contact met ons opneemt, kunt u dit doen op het volgende adres: DPO C/O Aremis Management SA, Avenue Charles Schaller 54 | B-1160 Brussel, België.
Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen of bijwerken om wijzigingen in onze praktijken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving weer te geven. Wij doen dit door de bijgewerkte versie op de AREMIS-website te plaatsen.
Wanneer wij wijzigingen aanbrengen in onze Privacyverklaring, wijzigen wij de datum en het versienummer van de "laatste update" van onze Privacyverklaring. Belangrijke wijzigingen worden gemeld op onze homepage. Toch raden wij u aan onze Privacyverklaring periodiek te lezen.