Vos données personnelles sont collectées et traitées par AREMIS

 

 

Le siège social de AREMIS Management SA est établi Avenue Charles Schaller 54 – B-1160 Bruxelles. AREMIS est inscrite sous le numéro BE 0641 657 869

AREMIS attache une grande importance au respect de votre vie privée et protège vos données personnelles en appliquant le Règlement Général européen 2016/679 relatif à la Protection des Données personnelles, ci-après "RGPD"). Dans les cas où la loi belge du 30 juillet 2018, relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, contient des exigences plus strictes, nous agirons conformément à cette législation.

 

 

 

AREMIS s'engage à protéger les données (personnelles) de toutes ses parties prenantes avec le plus grand soin possible et à ne les traiter que de manière équitable et légale. Cette déclaration de confidentialité contient des informations essentielles sur la manière dont AREMIS, en tant que responsable du traitement, collecte et traite les données personnelles, définit à quelles fins et explique vos droits en tant que personne concernée.

 

 

 

Elle est d’application pour tout abonné ou client agissant en tant que personne physique et de façon générale pour toutes personnes entrant en contact avec AREMIS. Elle s’applique également lors de visites dans nos bureaux, de visites domiciliaires de nos membres du personnel et de visites sur notre site web.

 

 

 

Les données à caractère personnel peuvent être définies comme toute information permettant d'identifier une personne physique, directement ou indirectement. Vous pouvez nous fournir vos données personnelles dans le cadre des activités suivantes, aux fins correspondantes et sur la base des motifs indiqués :

Formulaire de contact ou correspondance : En remplissant le formulaire de contact sur le site Web, vous consentez à ce que AREMIS traite votre nom, votre prénom, , votre adresse électronique, et votre question ou message. Si vous nous contactez directement (par e-mail, téléphone ou courrier), nous traiterons vos coordonnées et le contenu de cette correspondance. Nous utilisons ces[BD1]  informations pour traiter au mieux votre question ou votre message. Les appels téléphoniques et appels via vidéo-conférence à notre service clientèle ou un autre de nos services ne sont ni enregistrés ni stockés. Dans le cas contraire, votre consentement préalable sera demandé.[BD2]

De plus, nous pouvons utiliser votre adresse électronique pour envoyer des sondages afin d'améliorer notre service ou des informations marketing concernant les services proposés par Aremis.[BD3]

Formulaire de candidature :  Si vous nous adressez votre candidature pour un emploi ou une collaboration avec notre entreprise, Aremis traitera vos données à caractère personnel ainsi que toutes autres données qui nous seront transmises en vue d’évaluer la possibilité d’une entrée en relation contractuelle. Le traitement des candidatures et la gestion des entretiens est basé sur les mesures précontractuelles que AREMIS doit mettre en œuvre dans un processus de recrutement. La constitution d’une CV-thèque, la proposition d’autres opportunités ou encore la production de statistiques, études de marchés, etc. sont quant à eux des traitements basés sur l’intérêt légitime de AREMIS. Vous pouvez modifier ou annuler votre candidature en ligne à tout moment par courrier ou email.

Sécurité de nos bureaux : Afin d’assurer la sécurité de nos employés, de nos visiteurs et de nos structures, chaque visiteur doit s’enregistrer à notre accueil et fournir son nom, son prénom, le nom de l’organisme représenté (le cas échéant), le nom de la personne visitée au sein de AREMIS ainsi que l’heure d’arrivée et de départ. A cette fin, tous nos visiteurs sont également filmés à l’entrée de nos bureaux via un système de vidéo-surveillance. Ces traitements sont basés sur l’intérêt légitime de AREMIS.

Évènements : Lorsque vous vous inscrivez à un évènement dont nous sommes partenaires, nous sommes susceptibles de réaliser des photographies afin de capturer l'atmosphère. Des photos peuvent alors être publiées sur nos canaux de médias sociaux pour mettre notre participation à l'événement en valeur. La publication de photos sur les médias sociaux est basée sur notre intérêt légitime à promouvoir les services proposés par Aremis et ce, pour la visibilité en ligne. Si vous ne souhaitez plus qu’une photo ou vidéo dans laquelle vous apparaissez clairement soit rendue publique, vous pouvez le signaler en envoyant un lien ou une référence de la photo ou vidéo à infogdpr@aremis.com. Celle-ci sera retirée des publications en ligne dans les meilleurs délais et dans l’observance des contingences technologiques.

Autres relations : Nous recueillons les coordonnées de nos fournisseurs et partenaires actuels ou futurs comme le nom, le prénom, le numéro de téléphone professionnel, l’adresse électronique professionnelle et l’adresse du lieu de travail, nom de l’organisme représenté (le cas échéant), durée du mandat (date de sortie et date de fin) mais également le numéro de compte bancaire, le numéro de TVA, le CV ainsi que ainsi que toute information judiciaire, fiscale et légale qui pourrait être nécessaire de la part du fournisseur, du partenaire ou personne les représentant. Nous traitons ces renseignements pour conclure nos conventions et pour gérer nos relations ou nos collaborations. Ce traitement est donc basé sur la conclusion et l'exécution de nos contrats et relations commerciales.

Navigation sur notre Site Web : Chaque fois que vous visitez notre site Web, nous recueillons des renseignements au moyen de cookies et d'autres technologies pour assurer le fonctionnement optimal de notre site Web. Pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez également consulter notre Politique de cookies.

Plugins de médias sociaux et autres liens : Le site Web de AREMIS intègre des  plugins  vers YouTube et LinkedIn repris ci-après comme Plugins. Dès que vous accédez à notre site Web, ces Plugins  peuvent envoyer des informations aux plateformes tierces parties concernant votre appareil, les pages que vous visitez et la manière dont vous utilisez les services proposés. À moins que vous ne partagiez quelque chose sur votre compte de média social, le Plugin est traité indépendamment du fait que vous ayez ou non un compte. Nous recommandons de vous familiariser avec les déclarations de politique de confidentialité des différents fournisseurs de services tiers dont les Plugins peuvent être présents. Ces fournisseurs de services peuvent collecter des données à partir des Plugins conformément à leurs déclarations de politique de confidentialité respectives.

Le site Web de AREMIS intègre aussi des liens vers des sites tiers comme  Typeform, reCaptcha, Rics, United Nations (liste non limitative) Ces sites ne sont pas gérés par AREMIS. AREMIS n'est dès lors pas responsable du contenu de ces sites auxquels il est fait référence, ni des offres, produits ou services qui y sont mentionnés. Nous vous recommandons donc de lire attentivement chaque Politique de Confidentialité de chaque site que vous visitez, car AREMIS ne contrôle pas ces sites auxquels sa Politique de Confidentialité et sa Politique de Cookies ne s'appliquent pas.  
 

Généralités :

Aremis reconnaît l'importance de la protection des données personnelles. Nous ne conservons pas vos données personnelles pendant une durée excédant celle strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles nous les avons reçues, ou à l'exécution d'un contrat ou à l'exécution d'une obligation légale. Les périodes de conservation diffèrent en ce qui concerne le type de traitement et la finalité pour laquelle les données à caractère personnel ont été collectées.

Les données personnelles collectées sur la base de votre consentement sont conservées aussi longtemps que votre consentement reste valable.

Prospects, clients, fournisseurs :

Nous conservons les renseignements relatifs aux prospects, clients et fournisseurs au sujet des dossiers personnels ou relations contractuelles aussi longtemps qu'il est raisonnablement nécessaire pour exécuter nos conventions, pour nous conformer à nos obligations légales (comme les obligations comptables et fiscales) et pour résoudre les différents ou faire respecter les conventions. Par conséquent, ces renseignements personnels sont conservés pendant toute la durée de notre relation contractuelle et pendant 10 ans par la suite.

Réclamations et questions :

Les informations que vous nous communiquez dans le cadre de questions ou de réclamations seront conservées aussi longtemps qu'il sera nécessaire pour pouvoir répondre et traiter entièrement le contenu de votre e-mail. Par la suite, nous conservons ces dossiers dans nos archives afin de consulter les questions ou les réclamations connexes dans le but d'optimiser nos services.

Dans tous les cas, les données à caractère personnel peuvent être conservées pendant une période plus longue s'il existe une raison légale ou réglementaire de le faire, ou pendant une période plus courte si la personne concernée s'oppose au traitement de ses données à caractère personnel et s'il n'existe plus de raison légitime de les conserver.

Nous garantissons de ne donner qu'un accès limité aux données archivées et de supprimer ou de rendre anonyme vos données personnelles si la période de conservation est écoulée.

Formulaires de candidature :

En ce qui concerne les candidature pour un emploi ou une collaboration au sein d’Aremis, si la candidature n’aboutit pas à une relation de travail ou de collaboration, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une période maximale de 5 années après la fin de la procédure de sollicitation, pour les finalités décrites ci-dessus dans l’intérêt légitime d’Aremis , notamment pour pouvoir vous contacter dans le futur si de futures opportunités devaient sembler correspondre au profil de la personne concernée.

La personne concernée a, à tout moment, la possibilité d'exercer ses droits tels que décrits dans le règlement général sur la protection des données. La personne concernée peut exercer les droits suivants :

Droit d’accès

Vous avez le droit à tout moment et gratuitement d'accéder à vos données personnelles et de demander une copie des données personnelles que AREMIS collecte à votre sujet.

Droit de rectification

Vous avez toujours le droit de faire corriger des données personnelles incorrectes ou de faire compléter des données personnelles incomplètes.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles des systèmes de AREMIS. La demande d'effacement de vos données personnelles ne peut pas toujours être accordée en raison d'obligations contractuelles ou légales. AREMIS tiendra compte de ces obligations lorsqu'il répondra à votre demande.

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles si le traitement est effectué pour des raisons d'intérêt légitime de AREMIS ou d'intérêt public. Nous arrêterons le traitement, à moins que nous ne puissions prouver qu'il existe des motifs légitimes impérieux pour le traitement ou pour l'exercice de droits légaux.

Droit de retirer son consentement

Pour le traitement de vos données personnelles collectées par AREMIS avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Par exemple, vous pouvez toujours demander de retirer une photo ou vidéo en ligne pour laquelle vous aviez donné votre consentement. Toutefois, le retrait de votre consentement ne s'applique pas au traitement effectué antérieurement par AREMIS.
 

Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, la personne concernée a le droit d'obtenir la limitation du traitement de ses données personnelles. Nous continuerons à stocker vos données, mais nous limiterons leur utilisation. Vous pouvez par exemple soumettre cette demande lorsque vous pensez que vos données personnelles sont inexactes ou que le traitement par AREMIS n'est pas justifié. Nous n'avons à faire droit à ces demandes que dans des cas particuliers tels que définis par la loi.

Droit à la portabilité des données

La personne concernée a le droit de recevoir les données à caractère personnel la concernant, traitées par AREMIS, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

Ces droits peuvent être exercés gratuitement en envoyant un e-mail à gdpr@aremis.com. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Il est possible que nous vous demandions d'abord des renseignements supplémentaires afin de confirmer votre identité et de nous assurer que la demande provient de vous.

Si, à tout moment, vous estimez que AREMIS ne respecte pas vos droits dans le cadre du RGPD, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de Protection des Données : Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél +32 (0)2 274 48 00, e-mail : contact@apd-gba.be.

AREMIS s'abstiendra de divulguer ou de vendre les données personnelles à des tiers ainsi que de divulguer publiquement les données personnelles des personnes concernées, sauf dans les cas spécifiques suivants :

• Les données personnelles peuvent être partagées entre les différentes branches, divisions et filiales  de AREMIS, à vos successeurs légaux et autres sociétés affiliées, dans le cas où ce transfert est nécessaire pour la fourniture de nos produits ou services conformément à l'objectif prédéterminé.
   
• Les données personnelles peuvent être partagées avec des tiers fournisseurs de services auxquels AREMIS a confié certaines activités de traitement. Dans tous les cas, elles se limitent au traitement de vos données personnelles conformément à nos instructions et, si nécessaire, un accord de traitement des données sera conclu afin qu'ils soient tenus de respecter toutes les obligations requises par la législation applicable sur la protection des données.
   
• Les données personnelles peuvent être partagées avec des sous-traitants et des tiers pour l’exécution d’un contrat que nous avons avec eux ou que nous avons avec vous.
   
• Les données personnelles peuvent être partagées avec des organismes ou des autorités gouvernementales si les lois ou règlements applicables l'exigent.
   
• Les données personnelles peuvent être partagées avec tout autre tiers si vous y consentez préalablement.

En ce qui concerne les transferts internationaux de données personnelles et leur traitement en dehors de l'Espace économique européen (EEE), vos données ne sont transférées à des tiers dans des pays tiers, tels que des fournisseurs de logiciels et des services de cloud ou de mailing, que si la législation applicable sur la protection des données le permet. Nous garantissons des mesures de protection appropriées qui garantissent que vos droits sont également respectés par le destinataire des données en dehors de l'EEE, conformément à un niveau adéquat de protection des données.

AREMIS a mis en place des mesures techniques et organisationnelles qu’elle estime nécessaire pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des systèmes d'information et des services qui traitent les données personnelles. Ces mesures comprennent entre autres des mesures de sécurité physiques et opérationnelles, le contrôle d'accès, la sensibilisation et des clauses de confidentialité. Tous nos employés et les tiers que nous engageons sont tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données.

La présente Déclaration de Confidentialité est régie, interprétée et mise en œuvre conformément au droit belge, qui s'applique exclusivement en cas de litige. Les Cours et Tribunaux francophones de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles ont compétence exclusive pour statuer sur tout litige pouvant découler de l'interprétation ou de l'application de la présente Déclaration de Confidentialité qui n’aura pas pu être réglé à l’amiable dans un délai n’excédant pas un mois à compter de sa survenance, ce délai pouvant être prolongé de commun accord.

Si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations au sujet de l'information contenue dans la présente déclaration ou de toute autre question relative au traitement de vos données personnelles par AREMIS, veuillez communiquer avec notre Délégué à la Protection des Données gdpr@aremis.com.[SL1] [MV2]

Si vous préférez nous contacter par courrier, vous pouvez le faire à l'adresse suivante : DPO C/O Aremis Management SA , Avenue Charles Schaller 54 | B-1160 Bruxelles, Belgique.

Nous pouvons modifier ou mettre à jour la présente déclaration de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles ou les changements apportés aux lois applicables.

Nous le ferons en affichant la version mise à jour sur le site Web de AREMIS. Lorsque nous publions des modifications à notre déclaration de confidentialité, nous modifions la date et le numéro de version de la "dernière mise à jour" de notre déclaration de confidentialité. Des changements importants seront signalés sur notre page d'accueil. Néanmoins, nous vous encourageons à lire périodiquement notre Déclaration de confidentialité.