De sleutel tot het creëren van waarde met een FMIS: onderhoud

Het principe

Om aanvragen te beheren een IWMS beschikt het zowel over een frontoffice (een aanvraagportaal) als over een krachtige backoffice ( om de processen voor het verwerken van deze verzoeken te organiseren en te automatiseren).

Concreet betekent dit dat elk verzoek automatisch naar de juiste persoon kan worden gestuurd, ongeacht of deze een interne medewerker of een dienstverlener is. En tussen het verzoek en de contactpersoon die het gaat verwerken, alle goedkeurings- en validatie- of notificatieschema's zijn mogelijk.

Een verzoek kan betrekking hebben op correctief onderhoud, maar in de praktijk kan het spectrum breder zijn: een dienst bestellen (kleine catering, een werkplek verhuizen,… ), apparatuur bestellen (computerapparatuur, meubilair, enz.), enz.

De eerste stap is het definiëren van de catalogus met verzoeken. Dit houdt in dat, vanuit het standpunt van de verschillende gebruikers van de portal, wordt gedefinieerd wat de types van verzoeken zijn. De catalogus zal van bedrijf tot bedrijf verschillen en soms ook van site tot site binnen hetzelfde bedrijf.

De catalogus kan voor een gemiddelde werknemer ook anders zijn van het bedrijf en bijvoorbeeld een technicus. Dit is de kracht van het IWMS: het zal het portaal aanpassen aan de context van elke gebruiker (hun functie, hun site, hun land, enz.). sterk> span>

Het belangrijke is natuurlijk nadenken over de organisatie van verzoekenvanuit het standpunt van de persoon die ze zal aanmaken. Het zal daarom nodig zijn om vocabulaire te gebruiken en ergonomie te ontwerpen die de kwalificatie van het verzoek zal vergemakkelijken, zodat het naar het juiste verwerkingskanaal wordt geleid. .

Vervolgens moet u dit verwerkingskanaal definiëren. Het hele punt van een catalogus is om directe begeleiding naar de juiste persoon mogelijk te maken en zo kwalificatiestappen te vermijden die de verwerking kunnen vertragen. Bepaalde verzoeken kunnen dus rechtstreeks aan de multitechnische dienstverlener worden gericht.

Anderen vereisen goedkeuring of kwalificatie om hun reis naar het relevante contact voort te zetten. Met het IWMS kunt u de verschillende stromen creëren door indien nodig alle criteria te onderscheiden (naast het type verzoek): het gebouw, de noodsituatie, het bestaan ​​of geen contract om op de vraag te reageren,…

Voor de aanvrager is dit allemaal transparant en het verzoek wordt doorgestuurd naar het juiste kanaal door het aantal inzendingen te minimaliseren (mogelijkheid om een verzoek op een plan te geolokaliseren voor voorbeeld) . En als twee verzoeken vergelijkbaar zijn, zal de tool controleren of het een duplicaat is (bijvoorbeeld hetzelfde probleem op dezelfde plaats) en kan de tweede verzoeker een eenvoudige verzoeker worden “waarnemer van een verzoek” en ontvang dus een melding zoals de oorspronkelijke verzoeker.

Het belang van winsten is nauw met elkaar verbonden aan de bestaande organisatie: beschikt het bedrijf over middelen voor het uitvoeren van onderhoudsinterventies?

Vertrouwt het bedrijf op eenbelangrijkste dienstverlener

(facilitair manager)?

Zijn bronnen toegewezen aan de voordelencontrole?

Desalniettemin, hoe het ook zij, de winst resulteren voornamelijk in de gevolgen van beter onderhoudsbeheer: optimalisatie van hulpbronnen, naleving van wettelijke beperkingen, een vermindering van storingen  (gekoppeld aan preventieve monitoring, indien nodig ondersteund door curatieve gegevens) en natuurlijk gebruikerscomfort dat voortvloeit uit dit betere beheer.

Afhankelijk van de keuzes van de onderhoudsorganisatie binnen een bedrijf en vooral afhankelijk van de plaats van de onderhoudsaanbieders in de organisatie, kan de rol van het IWMS anders zijn. Het is heel vaak de grootte van het bedrijf die de interne menselijke hulpbronnen en de mate van uitbesteding bepaalt.

Het geval van kleine en middelgrote ondernemingen en het MKB

In een context die wordt gekenmerkt door een virtuele afwezigheid van interne middelen gewijd aan onderhoud, kan de organisatie van preventief onderhoud in een FMIS lijkt ingewikkeld. Elke dienstverlener organiseert zijn interventies in zijn eigen CMMS.

Het is altijd mogelijk om het gebruik van onderhoudsmodules op te leggen aan dienstverleners van het FMIS maar dit zal niettemin een zekere controle vereisen en dus middelen die gepaard gaan met het risico dat de dienstverleners het spel niet echt spelen (aanvragen niet afgesloten, terugkerende interventies niet geïnformeerd, apparatuurrepository niet bijgewerkt, enz.).

Het vereisen van het gebruik van IWMS voor preventief onderhoud zal nog moeilijker zijn als de serviceprovider beschikt niet over middelen die speciaal voor de klant zijn bestemd. Het is inderdaad moeilijk voor hem om interventies tussen zijn verschillende klanten in zijn eigen CMMS te organiseren en tegelijkertijd dubbele invoer in het IWMS van de klant te garanderen.

In deze situatie van bijna totale uitbesteding is de implementatie van een verzoekbeheer portal biedt echter wel waarde. Automatisering zal het in feite mogelijk maken om verzoeken naar de juiste dienstverlener te sturen, waardoor de menselijke regulering wordt beperkt.

Het geval van middelgrote bedrijven en grote bedrijven

Zodra de omvang van het erfgoed significant wordt, zijn er meestal human resourcesom onroerend goed en de werkomgeving te beheren. Het wordt dan gemakkelijker om het beheer te centraliseren in een IWMS en het gebruik ervan op te leggen aan onderhoudsaanbieders.

Dit is inderdaad het ideale plan: het bedrijf behoudt de controle over zijn strong>apparatuurrepository en de onderhoudsprocessen dankzij de verschillende modules van het IWMS en het is gebaseerd op het IWMS om te beheren het correct leveren van diensten en het beheren van de uitvoering van de overeenkomst. De aanbieders maken dagelijks gebruik van het IWMS en de interne middelen richten zich op het beheer van de geleverde diensten.

```