Dans le domaine de la gestion immobilière, l'information est une ressource incontournable, mais encore faut-il savoir la récolter, la structurer et surtout l’exploiter de manière optimale. Disposer d'un outil CAFM/IWMS et d’une source graphique CAD/BIM ne suffit pas. L'enjeu se situe dans la qualité de la donnée et dans sa capacité à servir les processus FM de manière stratégique et durable.
Au cœur de la donnée Facilitaire se trouvent les plans des bâtiments. Ils constituent la source de référence des espaces depuis laquelle l'ensemble des informations se structurent. À partir des plans sont déduits les surfaces, les locaux et les postes de travail. On peut ensuite y développer la gestion des affectations et des occupations réelles. L'inventaire des Assets stratégiques et des équipements critiques s'y réfèrent également.
Tous les processus d'exploitation se réfèrent aux espaces.
Disposer de plans ou de maquettes BIM structurées, harmonisées, et à jour est essentiel à une gestion professionnelle des environnements de travail et de l'infrastructure immobilière d'entreprise.
Une mauvaise organisation des données graphiques peut entraîner des inexactitudes dans la localisation des équipements ou l'utilisation des espaces, rendant difficile l'optimisation des coûts d’exploitation ou la planification des interventions de maintenance. Ces imprécisions peuvent rapidement affecter l’ensemble des opérations quotidiennes.
Le coût d'un poste de travail en Suisse est évalué à environ 15 000 CHF/an.
L'impact carbone d'un poste de travail en Europe est évalué à 1,4 tonne d'équivalent CO2/an.
La maîtrise des espaces et des occupations est le levier principal de maîtrise des coûts et de réduction de l'empreinte environnementale relatif à l'immobilier d'entreprise. Disposer d'une donnée de qualité ne requiert pas de grands investissements mais simplement d'une bonne organisation et des bons profils.
Au regard de cela, AREMIS recommande la clarification de la gestion de la donnée graphique (bureau de dessin interne, méthodes, normes d'harmonisation, outils standardisés) et la mise en œuvre d'une solution de gestion des espaces & occupations. Celle-ci doit impérativement avoir des capacités d'intégration graphique très avancées et proposer des modules fonctionnels directement intégrés (app' de services aux occupants, inventaire, gestion de maintenance, réservations, risques et conformité…).
AREMIS recommande également la mise en fonction de personnes clés dont le rôle est de garantir la qualité et la cohérence de la donnée, son exploitation et son analyse (KPI, dashboards) afin d'en tirer le meilleur bénéfice.
