De sleutels tot waardecreatie met een FMIS: portfolio- en ruimtebeheer

“Als je denkt dat je het weet, is dat omdat je het niet weet” (Lao Tzu).

Het kennen van uw gebouwen is essentieel, maar deze kennis krijgt zijn volle betekenis wanneer deze gebaseerd is op relevante, exploiteerbare en gecontextualiseerde gegevens.

In de praktijk wordt het, zodra het erfgoed significant is, moeilijk om alle mogelijke combinaties voor te stellen om te reageren op de evolutie van de vraag naar ruimte, aangezien dit een veelheid aan dimensies: min of meer m², teambewegingen behoeften die zich richten op bepaalde oppervlaktetypologieën en veel minder op andere,…

IWMS geeft u toegang tot plannen (of BIM-modellen) en stelt u in staat, zonder de complexiteit van Autocad of Revit, voor toegang tot weergaven waarmee u de situatie van een verdieping grafisch kunt contextualiseren: m² per typologische ruimte, vlakke kleurvlakken om de bezetting van de vloer te materialiseren verschillende teams of zelfs lege ruimtes, het meubilair op zijn plaats,…

Hierdoor wordt het gemakkelijker om nieuwe indelingsscenario's voor te stellen om te reageren op veranderende eisen, om bijvoorbeeld nieuwe werkruimteconfiguraties te testen.

In het post-covid-tijdperk lijkt het moeilijk vastgoed te beheren door uitsluitend te vertrouwen op het aantal werknemers dat aan een site is toegewezen. 

Telewerken en flexkantoren vervagen het zicht op de werkelijke bezetting van gebouwen. Bezettingsgegevens van sensoren of toegangscontroles moeten informatie aanvullen voor effectief beheer. Deze gegevens kunnen dit met name mogelijk maken om ruimtes te identificeren waar veel of weinig vraag naar is.

In de praktijk worden bezettingsgegevens onderbenut, om de simpele reden dat het niet altijd gemakkelijk is om ervan te leren. De integratie vanbezettingsgegevens binnen het FMIS stelt ons in staat hieraan betekenis te geven door deze gegevens te contextualiseren in een tool waarmee we de ruimtes kunnen visualiseren, de teams die ze bezetten, de specifieke kenmerken van de arrangementen

In plaats van eenvoudigweg ruimtes toe te voegen op basis van verouderde benchmarks of subjectieve observaties (dus moeilijk te weerleggen tegenover belanghebbenden), wordt het mogelijk om de juiste keuzes te maken door ruimtes te creëren die aan een vraag voldoen (vergaderruimtes). vergadering? Collaboratieve ruimtes? Huddle kamer?

Door alleen te investeren in gevraagde en gewaardeerde configuraties, worden de financiële middelen geoptimaliseerd.

Het meten van de ruimte die elk team nodig heeft, het definiëren van de verdelingsverhoudingen, het afbakenen van de zones van elk team het zijn allemaal taken die een IWMS kan u helpen bij het opzetten van het flexkantoor.

Wanneer het flexkantoor wordt geïmplementeerd, moeten er in de loop van de tijd nog veel uitdagingen worden overwonnen. De werkpraktijken (bijvoorbeeld min of meer telewerken) en de ruimtebehoeften per typologie verschillen afhankelijk van de teams.

Het “testen en leren” wordt de regel en het is noodzakelijk om de lay-out, teamtoewijzing, deelverhoudingen te herwerken in het licht van de realiteit IWMS is dan een krachtige bondgenoot om deze aanpassingen te beheren.

Bij gebrek aan betrouwbare informatie hanteren bedrijven vaak een veiligheidsmarge ten opzichte van de benodigde ruimte.

Er worden vaak eenmalige analyses uitgevoerd (vaak bij een nieuwe huurovereenkomst of verlenging) maar de veiligheidsmarges blijven bestaan ​​ende oppervlakten zijn onderbezet zijn geleidelijk opnieuw samengesteld.

Als we weten dat onroerend goed de op een na grootste kostenpost is (waarbij de huurprijzen en alle andere onroerendgoedkosten vaak direct gekoppeld zijn aan de oppervlakte ), de optimalisatie van deze veiligheidsmarge blijkt noodzakelijk, a nog meer als er meerdere locaties zijn.

De IT-tool maakt het mogelijk om de complexiteit te beheren die inherent is aan het beheren van vastgoedgegevens. Door dashboards en waarschuwingen aan te bieden die zijn afgeleid van operationele gegevens , ondersteunt het systeem de besluitvorming.

Dit zal in de eerste plaats resulteren in kostenbesparingen op lange termijn door het gehele portfolio te optimaliseren en de daarmee samenhangende kansen aan te pakken:

• veranderingen in de activiteit van het bedrijf (consolidatie van bepaalde locaties, deconcentratie voor andere,… .) 

• evoluerende teamgroottes
  

• onder- en overbezetting

• contractuele deadlines (leases of dienstverleners)

• harmonisatie van praktijken voor ruimtebezetting tussen locaties

Moeilijk om de behoeften van teams te objectiveren als we niet over basisgegevens beschikken. Gevoelde behoeften komen niet altijd overeen met de werkelijkheid.

De eerste winst van een IWMS is daarom het beschikken over de belangrijkste gegevens die het mogelijk maken om een oppervlakteverzoek te kwalificeren. span

Nog effectiever: het creëren van een positieve cirkel waarin teams financieel worden aangemoedigd om de ruimtes die ze innemen te rationaliseren. Hiervoor is de praktijk van interne herfacturering van vastgoedkosten onmiskenbaar effectief.

Het is nog steeds nodig om over een tool te beschikken waarmee deze bezetting kan worden gemonitord en de distributieregels kunnen worden beheerd zonder dat een beheercontroller hoeft te worden gemonopoliseerd om de herfacturatie uit te voeren!

Het FMIS integreert functionaliteiten die deze herfacturatie vloeiender maken.

De implementatie van een FMIS is heel vaak een kans om meerdere systemen buiten gebruik te stellen die hun beperkingen hebben getoond. Dit is dus de eerste besparingvan de implementatie van een FMIS zijn uiteraard gekoppeld aan de licenties van de informatiesystemen die vervangen gaan worden.

Bovendien maakt de implementatie van een IWMS het mogelijk om te vermijden dat u afhankelijk bent van meerdere informatiebronnen (Excel-bestand, plannen, enz.). Het structureert de gegevens om informatie beschikbaar te maken die de besluitvorming vergemakkelijkt.

Door interface met andere structurerende systemen (ERP, HR-informatiesysteem, bedrijfsgids, enz.) kan het systeem ook worden versterkt door bepaalde informatie te contextualiseren en waardoor verhoudingen kunnen worden berekend (kosten, bezettingen, etc.).

Tenslotte wordt het systeem bijgewerkt door de dagelijkse processen te ondersteunen (huurbeheer, ruimtebeheer, kleine verhuizingen binnen de locatie, etc.) en wordt het de besluitvorming gevoed met betrouwbare en relevante informatie.

Telewerken en flexkantoren hebben vastgoedbeheer complex gemaakt en tegelijkertijd aanzienlijke optimalisatiemogelijkheden gegenereerd. Een IWMS biedt concrete en fundamentele mogelijkheden om het gebruik van hulpbronnen te optimaliseren, de kosten op de lange termijn te verlagen en een rationeel gebruik van ruimtes te bevorderen.