De UBS-groep
UBS, met twee hoofdkantoren in Zürich en Bazel, is een mondiale financiële instelling die particuliere klanten, bedrijven en institutionele beleggers bedient. UBS is aanwezig in alle grote financiële centra ter wereld.
UBS neemt1,8 miljoen m²kantoorruimte in beslag, beheerd in 4 grote regio's: Noordoost-Europa, Zuidwest-Europa, Amerika, Azië-Pacific.
Versnelling van reorganisaties en betere arbeidsomstandigheden
Met een jaarlijkse bezettingsgraad van meer dan € 1 miljard, een versnelling van de reorganisaties en de eis om de beste arbeidsomstandigheden te bieden aan haar werknemers, moest de Corporate Real Estate &Administrative Services (CREAS)relevant zijn en betrouwbare indicatoren om haar vastgoedbeleid uit te voeren.
Aangezien 60% van de vastgoedkosten rechtstreeks verband houdt met de gehuurde of bewoonde m², hebben deze indicatoren vooral betrekking op de gehuurde oppervlakte, de capaciteit en de bezetting van werkruimtes over de hele wereld. De betrouwbaarheid van deze indicatoren impliceert een strikt beheer van de ruimtetoewijzingsprocessen.
Organisatorisch proces: van planning tot ondersteuning na implementatie
1. Werkplaats - Advies:
- Definitie van mondiale indicatoren
- Schermanalyse van bedrijfsprocessen
- Ruimte- en bezettingsnormen
2. Specificaties:
- Migratiestrategie plannen
- Formalisering van bedrijfsprocessen
- Specificatie van de doelarchitectuur
3. Uitwerking:
- I/O-interfaces met SAP-, BI-, HRI- en kostenplaatsrepository's
- Archivering en weergave van indicatoren
4. Beoordeling:
- Eindgebruikerstesten
- Wijzigingsbeheer
- Voorbereiding van communicatie en implementatie
5. Datamigratie en plannen:
- Conversie van 1,8 miljoen m² naar AutoCAD
- 3-weekse cycli voor inbedrijfstelling voor elke grote regio
6. Ondersteuning na implementatie
- Aanpassingen
- Inzet van de wereldwijde ondersteuningsorganisatie
Optimalisatie en migratie van ruimtes
- 1,8 miljoen m² kantoorruimte geïnventariseerd en gerefereerd
- 1,2 miljoen m² van bestaande plannen en gegevens gemigreerd en ernaar verwezen in 3 golven
- Wereldwijde informatiebasis en betrouwbare indicatoren
- wereldwijde ondersteuning voor gebruikers in de vier grote regio's
