GSK - Slim werken: van ontwerp tot “after-sales service”

• GSK Vaccines, de vaccindivisie van GlaxoSmithKline, is wereldleider in de productie van vaccins. GSK Vaccines is gevestigd in Rixensart en Waver in België, waar het merendeel van de onderzoeks-, ontwikkelings- en productieactiviteiten van GSK wordt uitgevoerd.
• GSK Vaccines heeft 12.000 mensen wereldwijd in dienst, waaronder 1.600 wetenschappers en 8.000 mensen in België. 

Geconfronteerd met sterke groei en een verandering in de manier van werken, besloot GSK een nieuw werkconcept te implementeren omgeving genaamd 'Smart Working', in lijn met de bedrijfscultuur.

De overgang van toegewezen posities naar een gemeenschappelijke ruimte waarin het type activiteit centraal staat brengt uitdagingen met zich mee die zorgvuldig moeten worden aangepakt: 

• Wijzigingsbeheer
• Concept van de werkomgeving
• Implementatie en verhuizing
• Service na verkoop voor gebruikers

VOORBEREIDING > ONTWERP > BEREIDING > INZET > EVALUATIE/AANPASSING

1. Definitie van methodologie en organisatie

• Organisatie en planning
• Beleid voor wijzigingsbeheer

2. Behoeftedefinitieworkshops

• Workspace-gebruikersprofielen
• Individuele en collectieve behoeften
• Toezicht op de voorbereiding van de gebruiker,  bijvoorbeeld om het archiefvolume te verkleinen

3.  Ontwerp van de nieuwe werkomgeving

• Interieurontwerpcharter (meubilair, kleuren, enz.)
• Coördinatie van technische oplossingen (IT, reprografie, enz.)
• Voorstel voor implementaties, communicatie  aan de verschillende “gemeenschappen”

4.  Project- en verandermanagement

• Projectcoördinatie met alle belangrijke belanghebbenden
• Gedetailleerde uitleg voor communities
• Betrekkingen met de verschillende instanties (EHS, etc.)

5. Ontwikkeling en overdracht

• Voorbereiding, planning, communicatie
• Werkbegeleiding, overdrachtscoördinatie
• Plannen, database, KPI's bijwerken

6.  Ondersteuning na de implementatie

• Tevredenheidsbeoordeling
• Fijne aanpassingen
• Meting van de evolutie en anticipatie van de capaciteit/bezettingsgraad

De inzet van Slim Werken leverde de volgende resultaten op:

• Ruimtebesparing:31%
• Gebruikerstevredenheid:84%
• CO²-besparing: jaarlijkse productie van170 gezinnen