LES 7 PILIERS DU TRAVAIL HYBRIDE - PART II

Introduction

01 - Des règles du jeu claires

02 - Un Immobilier et des espaces repensés

03 - Une offre de services pertinente

04 - Des managers et des collaborateurs accompagnés

05 - Des technologies pour organiser, optimiser et animer

06 - La data pour prendre les bonnes décisions

07 - Une gouvernance pour suivre les actions et veiller à l'amélioration continue

Conclusion

Tout d’abord, les fondamentaux avec la connectivité et l’audiovisuel. Le collaborateur doit pouvoir tenir une réunion hybride « sans couture » grâce à des équipements audiovisuels à l’état de l’art (connexion facile, même pour les visiteurs, qualité sonore permettant de capter tous les interlocuteurs, camera dynamique qui s’oriente automatiquement vers celui qui s’exprime, filtration des bruits ambiants,…). En outre, au domicile, le collaborateur doit pouvoir accéder à tous les documents et outils dont il a besoin sans compromettre les impératifs de sécurité. Au bureau, il doit pouvoir accéder à internet où qu’il se trouve et brancher son ordinateur si nécessaire. Le développement des espaces de travail informels peut impliquer des solutions d’énergie nomades pour s’émanciper des câbles d’ordinateur.

Des progiciels peuvent également être précieux pour mieux gérer les espaces. Pour une direction de l’immobilier ou de l’environnement de travail ayant la responsabilité d’un parc immobilier, on pense bien sûr à un IWMS qui permettra notamment de supporter les processus de space management et d’identifier des opportunités d’évolution de l’agencement ou de réduction des surfaces.

Lorsque les espaces de réunion sont très fréquentés (et donc qu’il devient nécessaire d’intégrer des capteurs ou des tablettes pour assurer le check-in/check out) ou que des services sont associés aux salles (petite restauration, service de réagencement de la disposition de la salle,…), Outlook pourra être insuffisant. La réservation pourra alors être assurée par un IWMS ou un logiciel dédié.

Enfin, ces dernières années ont vu apparaître des solutions d’organisation du travail hybride, bien plus pertinentes que les simples portails de déclaration de présence développés post-covid. Elles favorisent et organisent la présence au bureau individuellement ou par équipe. Leur intégration dans les outils du quotidien (add-in Microsoft Teams notamment) favorisent leur utilisation et leur appropriation.

Le télétravail et le flex office ont considérablement brouillé la vision des directions de l’immobilier et des directions de l’environnement de travail sur l’occupation réelle de leurs immeubles. Les données d’occupation sont devenues clés pour dimensionner le besoin d’espace mais aussi pour organiser la répartition des espaces : des salles de réunion utilisées à plus de 95% aux heures les plus demandées pour un taux d’occupation des bureaux de 60% (présents au bureau vs nombre de postes de travail) ? Alors il est temps de repenser l’agencement. Encore faut-il disposer de données incontestables ! Cette donnée d’occupation est également clé pour optimiser l’exploitation et le fonctionnement des équipements techniques ou encore adapter le niveau de services. Contrôle d’accès, capteurs s’appuyant sur différentes technologies : de nombreuses solutions peuvent aider mais il faut faire les bons choix et s’organiser pour tirer profit de cette data souvent déjà existante.

D’autres données sont également nécessaires dans un contexte de travail hybride : il s’agit de la satisfaction des collaborateurs, du taux de captation de certains services ou encore d’évaluation du bien-être et plus généralement de l’expérience des lieux de travail.

Une véritable stratégie data est nécessaire pour être en mesure de prendre les bonnes décisions et d’incrémenter régulièrement la qualité de l’environnement de travail au service de la performance de l’ensemble de l’organisation.

On le voit, les leviers sont multiples. Par ailleurs, ils sont à mobiliser dans la durée et le « test & learn » devient la règle. Ce qui fonctionne sur un site ou pour une entité peut-être inadapté dans un autre contexte. Il est donc nécessaire de s’appuyer sur une gouvernance, alimentée par de la donnée de qualité, avec un réel pouvoir de décision. Cette gouvernance doit s’inscrire dans une récurrence et s’appuyer sur des remontées d’information terrain mais aussi des données pour définir et adapter les plans d’action qui doivent couvrir chacun des piliers précédents.